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Unsere Methodik im Überblick
Unsere Methodik ist aus vielen Projekten mit gewachsenen Abläufen entstanden. Sie verbindet historische Einordnung, strukturierte Analyse und praxisnahe Umsetzung zu einem Vorgehen, das nachvollziehbar bleibt und sich an unterschiedliche Unternehmensrealitäten anpassen lässt.
Historie
Prozesse im Zeitverlauf verstehen
Wir sehen jeden Prozess als Ergebnis vieler kleiner Entscheidungen. Deshalb beginnen wir mit einer historischen Einordnung: Welche Anforderungen galten früher, welche Kompromisse wurden geschlossen, welche Systeme eingeführt? Dieses Verständnis hilft zu erkennen, warum Abläufe heute so sind, wie sie sind, und wo Veränderung sinnvoll ansetzen kann.
Systematik
Ein klarer methodischer Rahmen
Auf dieser Grundlage setzen wir eine klare Struktur, die wir Pfad der nachvollziehbaren Verbesserung nennen. Sie verbindet Prozessaufnahme, Ursachenanalyse, gemeinsame Gestaltung und Umsetzung. Jeder Schritt ist beschrieben, dokumentiert und für alle Beteiligten transparent, sodass Entscheidungen später nachverfolgt werden können.
Menschen
Prozessarbeit mit den Teams
Prozesse funktionieren nur, wenn sie zu den Menschen passen, die täglich mit ihnen arbeiten. Deshalb beziehen wir Fachbereiche, Führung und unterstützende Funktionen gezielt ein. In Workshops und Abstimmungen achten wir auf eine gemeinsame Sprache, damit unterschiedliche Perspektiven zu tragfähigen Lösungen führen.
Lernen
Kontinuierliche Verbesserung verankern
Veränderung ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein fortlaufender Lernprozess. Wir planen bewusst Schleifen ein, in denen Erfahrungen aus dem Alltag gesammelt, Kennzahlen überprüft und Abläufe angepasst werden. So entsteht eine Kultur, in der Prozesse kontinuierlich weiterentwickelt werden können.
Unsere Grundsätze für methodische Prozessarbeit
Ablauf eines typischen Optimierungsprojekts
Startphase
Zu Beginn eines Projekts erfolgt eine gemeinsame Klärung von Zielbild, Umfang und relevanten Prozessen. Wir erfassen, welche Herausforderungen aktuell im Vordergrund stehen und welche Entwicklungen in der Vergangenheit dazu geführt haben. Auf dieser Basis planen wir Interviews, Workshops und Datensichten und legen fest, wie eng Fachbereiche und andere Funktionen eingebunden werden.
Analysephase
In der Analysephase nehmen wir die vereinbarten Prozesse detailliert auf, dokumentieren Arbeitsschritte und sammeln Kennzahlen, soweit verfügbar. Die Ergebnisse werden in verständlichen Darstellungen zusammengeführt, die mit den Teams abgestimmt werden. Erste Muster zu Engpässen, Wartezeiten oder Fehlerquellen werden sichtbar und bilden die Grundlage für priorisierte Handlungsfelder.
Gestaltungsphase
Anschließend werden die priorisierten Themen vertieft. Wir moderieren Workshops, in denen Ursachen und mögliche Lösungsansätze systematisch besprochen werden. Varianten neuer Abläufe werden entwickelt, gegen Rahmenbedingungen geprüft und zu konkreten Maßnahmen verdichtet. Dabei achten wir darauf, dass geplante Schritte realistisch sind und sich in den Alltag integrieren lassen.
Stabilisierungsphase
In der Umsetzungsphase werden vereinbarte Maßnahmen eingeführt, gegebenenfalls zunächst in Pilotbereichen. Wir begleiten, wenn gewünscht, die ersten Wochen, sammeln Rückmeldungen und betrachten definierte Kennzahlen. Wo notwendig, werden Abläufe angepasst und dokumentiert. Zum Abschluss werden Erfahrungen zusammengefasst und nächste Schritte für eine fortlaufende Weiterentwicklung vereinbart.
Vier Schritte unserer Vorgehensweise
Unser Pfad der nachvollziehbaren Verbesserung führt von der ersten Sicht auf gewachsene Abläufe über strukturierte Analysen bis zur stabilen Verankerung neuer Prozesse im Alltag.
Ist Aufnahme und Projektfokus klären
Wir starten mit einem klar umrissenen Rahmen: Welche Prozesse stehen im Fokus, welche Ziele werden verfolgt, welche Randbedingungen gelten? In Interviews und kurzen Workshops erfassen wir, wie Abläufe heute tatsächlich funktionieren, inklusive informeller Wege und Ausnahmen. Daraus entsteht eine verständliche Darstellung des Ist Zustands, die von den Beteiligten bestätigt wird und als gemeinsame Grundlage dient.
B
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Engpässe analysieren und priorisieren
Auf Basis der aufgenommenen Abläufe identifizieren wir Engpässe, Doppelarbeiten und Brüche in der Informationskette. Wir nutzen Ursachenanalysen und betrachten Arbeitslast, Wartezeiten und Fehlerbilder. Gemeinsam mit Ihrem Team bewerten wir, welche Themen den größten Einfluss haben und priorisieren sie nach Wirkung und Umsetzbarkeit, damit der Einstieg gezielt erfolgen kann.
C
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Lösungsvarianten erarbeiten und planen
Für die priorisierten Themen entwickeln wir gemeinsam mit den beteiligten Bereichen konkrete Anpassungen. Wir entwerfen Varianten, diskutieren Vor und Nachteile und prüfen sie gegen vorhandene Systeme und Regelwerke. Am Ende stehen klar beschriebene Maßnahmen mit Verantwortlichkeiten, Zeitrahmen und ersten Kennzahlen, die in Pilotbereichen oder ausgewählten Prozessen getestet werden können.
D
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Umsetzen, stabilisieren und Lernen sichern
In der Umsetzungsphase begleiten wir, wenn gewünscht, die Einführung neuer Abläufe. Wir sammeln Rückmeldungen aus dem Alltag, beobachten definierte Kennzahlen und passen Details an. Abschließend dokumentieren wir den neuen Standard und vereinbaren, wie die weitere Beobachtung erfolgt. So bleibt die Verbesserung nicht punktuell, sondern wird Teil eines kontinuierlichen Lernprozesses.
Wie wir an gewachsene Prozesse herangehen
Über drei Viertel der von uns betrachteten Abläufe sind historisch gewachsen, das prägt unsere Methodik. Wir beginnen mit einer strukturierten Ist Analyse, in der wir Workflows mit Interviews, Beobachtungen und vorhandenen Unterlagen sichtbar machen. Dabei erfassen wir bewusst auch informelle Wege, Ausnahmen und Abkürzungen, weil sie oft Hinweise auf verdeckte Engpässe enthalten. Anschließend nutzen wir eine Kombination aus Wertstrombetrachtung, Ursachenanalyse und Belastungsübersicht, um zu verstehen, warum Wartezeiten, Doppelarbeiten oder Fehler entstehen. Wir sprechen von unserem Pfad der nachvollziehbaren Verbesserung, weil jeder Schritt auf dem vorherigen aufbaut und für alle Beteiligten transparent bleibt. In gemeinsamen Workshops entwickeln wir Varianten für neue Abläufe, simulieren deren Wirkung gedanklich und prüfen sie gegen reale Rahmenbedingungen. Erst danach definieren wir konkrete Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und einfache Kennzahlen, mit denen sich Veränderungen verfolgen lassen. Wichtig ist uns, dass Prozessoptimierung kein einmaliges Projekt bleibt, sondern als kontinuierlicher Lernzyklus verstanden wird, in dem Teams ihre Abläufe schrittweise weiterentwickeln.
Wie sich unsere Methode in Ihre Umgebung einfügt
Unsere Methodik ist so aufgebaut, dass sie sich in bestehende Werkzeuge und Routinen einfügt. Wir nutzen, was bereits vorhanden ist, und ergänzen nur dort, wo es für die Arbeit an Prozessen wirklich notwendig ist.
Team Integration
Wir binden vorhandene Kollaborationsplattformen ein, um Prozessskizzen, Protokolle und Aufgaben dort zu teilen, wo Ihre Teams bereits arbeiten.
Zusammenarbeit
Datenanbindung
Wir nutzen bestehende Auswertungen und Reports aus Ihren Systemen, statt neue Quellen aufzubauen, und übersetzen sie in prozessbezogene Kennzahlen.
Daten
Systemumfeld
Wir berücksichtigen vorhandene ERP und CRM Landschaften, dokumentieren relevante Schnittstellen und achten darauf, dass neue Abläufe technisch realisierbar bleiben.
Systeme
Prozessdokumentation
Wir verankern neue Prozessbeschreibungen in Ihren bestehenden Richtlinien und Vorlagen, damit Wissen zentral und langfristig verfügbar bleibt.
Dokumentation
Fragen zur Methodik
Stört die Analyse den laufenden Betrieb?
Wir beginnen mit einer sorgfältigen Planung und stimmen Umfang, Tempo und Kommunikationswege mit Ihnen ab. Kritische Abläufe werden zunächst nur beobachtet und beschrieben, bevor Änderungen vorgeschlagen werden. Wo möglich, testen wir Anpassungen in kleinen Bereichen oder Zeitfenstern, um Risiken zu begrenzen. So bleibt der laufende Betrieb funktionsfähig, während wir an Verbesserungen arbeiten.
Welche internen Ressourcen werden benötigt?
Für einen sinnvollen Start benötigen wir vor allem Zugang zu Personen, die die Abläufe gut kennen, sowie zu grundlegenden Unterlagen wie Prozessbeschreibungen oder Auswertungen. Im Projektverlauf sind dann punktuell Fachwissen, Entscheidungen und gegebenenfalls Unterstützung durch IT oder Controlling hilfreich. Wir planen gemeinsam, welche Rollen zu welchem Zeitpunkt eingebunden werden sollten.
Wie passt die Methode zu bestehenden Strukturen?
Wir berücksichtigen vorhandene Prozessbeschreibungen, Qualitätsstandards und laufende Initiativen und bauen nach Möglichkeit darauf auf. Bestehende Strukturen werden nicht ignoriert, sondern kritisch eingeordnet. Wenn bereits Verbesserungsprojekte laufen, stimmen wir uns ab, um Doppelarbeit zu vermeiden und Synergien zu nutzen.
Wie gehen Sie mit neuen Erkenntnissen um?
In der Regel arbeiten wir mit klar definierten Schritten, die aufeinander aufbauen. Gleichzeitig planen wir bewusst Schleifen ein, um Erfahrungen aus dem Alltag aufzunehmen und Anpassungen vorzunehmen. So kann auf neue Erkenntnisse reagiert werden, ohne die grundsätzliche Struktur des Projekts zu verlieren.
Pfad der Verbesserung
Unsere Methodik ist klar strukturiert, nachvollziehbar dokumentiert und so angelegt, dass Ihre Teams sie später selbst weiterführen können.
Wenn Sie sich in unserer Methodik wiederfinden, ist der nächste Schritt oft ein fokussiertes Gespräch zu einem konkreten Prozess. Wir besprechen, welche Teile unseres Vorgehens für Ihre Situation besonders relevant sind, wie sich vorhandene Daten einbinden lassen und in welchem Umfang Sie interne Ressourcen einsetzen möchten. Auf dieser Basis entsteht ein Vorschlag für ein Vorgehen, das zu Ihrer Organisation, Ihren Zielen und Ihrem zeitlichen Rahmen passt.
Unsere Methode folgt einem klar beschriebenen Pfad, der von der ersten Prozesssicht bis zur stabilen Umsetzung reicht und für alle Beteiligten verständlich bleibt.
Wir arbeiten eng mit den Fachbereichen zusammen, damit neue Abläufe nicht am Alltag vorbeigeplant werden, sondern von den Teams mitgestaltet werden.
Wir achten auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen, priorisieren Maßnahmen und planen Schritte, die realistisch umsetzbar sind.